U bent hier

Functioneel ontwerp e-depot

Aanpak

AIDO

Status

Afgerond

Programmalijn

Projectleider

Cees van Westrenen

Looptijd

juli 2014 - februari 2015
Archiefvormers staan voor de uitdaging om het archief van de toekomst (en de daarvoor benodigde voorzieningen) in te richten. Decentrale overheden besluiten autonoom over de koers die ze hierbij volgen, ze hebben een eigen verantwoordelijkheid als archiefvormer en zorgdrager. Een gemeenschappelijk uitgangspunt voor een e-depotvoorziening levert een bijdrage aan het bereiken van deze ambitie. Voordelen hiervan zijn: 
  • eenvoudig vindbare overheidsinformatie ongeacht de bestuurslaag 
  • betere overdracht van dossiers tussen overheden en ketenpartners 
  • ondersteunen van een kennisnetwerk van toekomstvaste archiefinstellingen 
  • maximaal maatschappelijk rendement uit gezamenlijke archieven en gemeenschappelijke voorzieningen. 
 
Het project richt zich op het opstellen van een functioneel ontwerp voor de benodigde e-depot voorzieningen voor decentrale overheden. Belangrijk daarbij is dat dit functioneel ontwerp aansluit op de huidige en toekomstige werkwijze voor het creëren, beheren en toegankelijk maken van informatie vanuit het perspectief van de archiefvormer/zorgdrager. 

Leerdoelen

In dit project staat de vraag centraal “Hoe kunnen decentrale overheden de duurzame toegankelijkheid van het digitaal archief inrichten?”  
  • Welke scenario’s zijn daarvoor geschikt?
  • Wat is de functioneel ontwerp voor een e-depot?
  • Wat is de proces- en informatiearchitectuur?
  • Welke voorzieningen zijn nodig? 

Beoogde resultaten

  • een functionele afbakening van een e-depot voorziening voor decentrale overheden 
  • een beschrijving van mogelijke scenario’s voor het realiseren van een e-depot voorziening voor decentrale overheden. Bij deze scenario’s wordt rekening gehouden met bestaande best practices 
  • een beschrijving van de architectuur. Deze architectuur sluit aan op (of maakt gebruik van) de principes van NORA en de daarvan afgeleide dochters zoals GEMMA, WILMA en PETRA 
  • een indicatie van benodigde voorzieningen (zoals koppelingen, standaarden of aanbestedingsdocumenten) en vervolgstappen die de realisatie kunnen ondersteunen en aanbevelingen voor het vervolg. 

Projectteam en deelnemers

De opdracht voor het opstellen van het functioneel ontwerp, de scenario’s, de architectuur en de indicatie van benodigde voorzieningen is door VNG, IPO en UvW gegeven aan KING. Het projectteam bestaat uit architecten, recordsmanagers en archivarissen vanuit de 3 decentrale overheden. Een breed samengestelde klankbordgroep met deelnemers uit de 3 decentrale overheden wordt bij iedere fase van het project betrokken. 

Toelichting

Het project start met een verkenning van best practices en e-depot pilots. Gelijktijdig worden diverse normen, standaarden en andere documenten geanalyseerd. Vanuit deze twee invalshoeken wordt het functionele ontwerp en de proces- en informatiearchitectuur opgesteld. Ook worden de verschillende scenario’s beschreven, waarop decentrale overheden een e-depot kunnen realiseren. De volgende scenario’s zijn op dit moment in beeld: 
  • aansluiting bij een van de 11 RHC’s verbonden aan het e-depot van het Nationaal Archief 
  • aansluiting op het e-depot van Rotterdam of Amsterdam 
  • inkoop van diensten op de mark
  • “zelf bouwen” van een e-depot verbonden aan, of juist los van een archiefdienst. 
 
In de periode 15 juli – 15 december 2014 worden de volgende stappen doorlopen: 
  • in beeld brengen van de initiatieven (best practices) die er nu al zijn op het gebied van het ontwikkelen van e-depot voorzieningen
  • een functionele afbakening van een e-depot voorziening en de werkwijze voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie voor decentrale overheden 
  • beschrijven van de procesarchitectuur met mogelijke scenario’s voor het aansluiten op een e-depot voorziening 
  • beschrijven van de informatiearchitectuur functies gepositioneerd als een functie voor alle decentrale overheden. Deze beschrijving moet worden gezien als een functioneel ontwerp van de benodigde functies vanuit het perspectief van de archiefvormer/zorgdrager die verantwoordelijk is voor het duurzaam beheren en toegankelijk houden van de archieven
  • beschrijven van de elektronische voorzieningen die vanuit die architectuur nodig zijn en de functionaliteit die deze moeten bezitten en aanbevelingen voor het vervolg. Denk hierbij aan interfaces (koppelvlakken) tussen veel gebruikte applicaties (DMS, RMA, Webvoorzieningen, kennisdeling, etc.) en het e-depot. 

Archief 2020

Project Functioneel Ontwerp e-depot is een deelproject binnen project AIDO. Het project heeft relaties met de verschillende e-depotprojecten die binnen programma Archief 2020 worden uitgevoerd.