U bent hier

Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO)

Aanpak

AIDO

Status

Afgerond

Projectleider

Gert Zwagerman

Looptijd

15 juli 2014 - december 2015
Uit een inventarisatie blijkt dat bij een klein aantal overheidsorganisaties inmiddels een SIO is ingericht of dat er plannen zijn om een SIO in te richten. Het project Handreiking Strategisch Informatie Overleg heeft tot doel om deze overheidsorganisaties te helpen hun SIO verder te professionaliseren en om andere overheidsorganisaties te ondersteunen bij het inrichten van het SIO. De handreiking SIO zal naar verwachting de volgende onderwerpen behandelen:
 
  • aanleiding voor SIO, belang SIO, rol SIO binnen organisaties, verwijzing naar Archiefbesluit
  • varianten voor vorm van het SIO (lokaal – gezamenlijk; smal – breed; verhouding tot ICT-SIO) en de inrichting van het SIO
  • onderwerpen voor SIO: van waardering en selectie tot informatievoorziening “in den brede” 
  • voorbeelden van bestaande SIO’s.

Leerdoelen

  • Hoe kunnen decentrale overheden het strategisch informatie overleg organisatorisch inbedden, wat hebben zij daarvoor nodig?
  • Welke varianten zijn er voor het inrichten van strategisch informatie overleg binnen decentrale overheden?

Beoogde resultaten

Het resultaat van dit project is een handreiking voor decentrale overheden, waarmee deze overheidsorganisaties het strategisch informatie overleg kunnen vorm geven. 

Projectteam en deelnemers

Het project wordt uitgevoerd door een projectteam met vertegenwoordigers uit gemeenten, provincies en waterschappen. De leden van het projectteam hebben een achtergrond als recordsmanager, archivaris, informatiemanager of I&A adviseur. Een breed samengestelde klankbordgroep wordt bij verschillende stappen in het proces geraadpleegd.

Toelichting

Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid van zorgdragers te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid moet bij waardering van archiefbescheiden niet alleen met vernietigingstermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Om dit te bewerkstelligen moet het voormalige ‘driehoeksoverleg’ vervangen worden door een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO). Dit is een structureel ambtelijk overleg dat tot taak krijgt de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren. Het gaat daarbij lokaal om besluiten op het gebied van de vervanging, vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO bestaat minimaal uit een door de zorgdrager aangewezen verantwoordelijke voor de informatiehuishouding (de gemeentesecretaris of het hoofd Documentaire Informatievoorziening) en (indien benoemd) de archivaris die beheerder is van de archiefbewaarplaats.  

Archief 2020

Het project handreiking SIO is een deelproject binnen het project AIDO. Er is een relatie tussen het AIDO-project Handreiking SIO en het AIDO-project Kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer; een SIO bespreekt het onderwerp ‘kwaliteit van de informatievoorziening’.