U bent hier

Handreiking Toekomstgerichte Archiefinstellingen

Aanpak

AIDO

Status

Afgerond

Projectleider

Evert Obdeijn / Jacco van Gastel

Looptijd

Het project start in februari 2016 en wordt juni 2016 afgerond.

In opdracht van project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) wordt een handreiking Toekomstgerichte Archiefinstellingen gemaakt.

De archieven van gemeenten, waterschappen en provincies worden beheerd door gemeentelijke archiefdiensten, stadsarchieven, streekarchieven en regionale historische centra. De digitalisering stelt deze archiefinstellingen voor de uitdaging om digitale informatie duurzaam te bewaren en toegankelijk te houden. Kennis en expertise over duurzame digitale toegankelijkheid zijn echter schaars, zowel bij de overheden zelf als bij de archiefinstellingen. Ook vraagt de inrichting en het beheer van een e-depotvoorziening om een aanzienlijke investering. Hiernaast sturen decentrale overheden  en archiefinstellingen, tegen de achtergrond van krimpende middelen voor het cultuurbeleid, maar ook vanwege overeenkomsten in de doelgroep en werkinhoud,  aan op samenwerking met musea, bibliotheken, cultuurbedrijven en erfgoedorganisaties (heemkringen). Om zich voor te bereiden op de toekomst moeten de overheden en archiefinstellingen aan de gang met vragen als:

  • Wat betekent de digitalisering  voor de organisatie van onze archiefdienst?
  • Welke taken vervallen, veranderen of komen erbij?
  • Is een eigen e-depotvoorziening haalbaar of juist niet?
  • Hoe gaan we duurzame digitale opslag  realiseren?
  • Welke kosten zijn gemoeid met de duurzame digitale opslag  en toegankelijkheid van de archieven?
  • Welke organisatorische schaal is daarvoor het meest efficiënt?
  • Hoe verhouden zich de culturele (erfgoed) aspecten tot het informatiebeleid?
  • Hoe kan de publiekstaak en het publieksbereik versterkt worden?
  • Hoe kan met andere voorzieningen en overheden samengewerkt worden om doelen te halen?
  • Welke stappen moeten wij zetten en welke keuzes in de positionering  kunnen wij maken?

Leerdoelen

De handreiking moet gebruikt kunnen worden zonder kennis van informatiebeleid. Vragen die aan de hand van deze handreiking kunnen worden beantwoord zijn:

  • Welke ontwikkelingen en daarbij horende informatie zijn relevant voor toekomstige ontsluiting van mijn archiefinstelling in termen van mogelijke (geautomatiseerde) oplossingen, daarvoor noodzakelijke organisatievormen en daarbij horend overheidsbeleid?
  • Wat zijn representatieve voorbeelden van het inspelen op deze ontwikkelingen bij archiefinstellingen?
  • Welke technologische oplossingen zijn beschikbaar en haalbaar voor het duurzaam ontsluiten van mijn archiefinstelling?
  • Bij welke instanties kan ik te raden gaan bij het duurzaam ontsluiten van mijn archief?
  • Welke taken moet  of kan de archiefinstelling gaan uitvoeren?
  • Wat zijn de organisatorische – beleidsmatige- en financiële consequenties van het implementeren van alternatieve oplossingen?
  • Welke factoren bepalen de keuze voor een e-depot voorziening en de schaal waarop de archiefinstelling werkt.

Beoogde resultaten

De handreiking geeft informatie aan de decentrale overheden (zorgdragers) om tot een transitieplan te komen voor zijn of haar archiefdienst. Op basis van een dergelijk plan kan een implementatieplan geschreven worden. De implementatie zelf is een vervolgstap en valt buiten de scope van deze handreiking. In de handreiking komen onderwerpen aan de orde die:

  • decentrale overheden inzicht bieden in de  relevante trends en ontwikkelingen in de archiefsector.
  • de eisen schetsen die in de nabije toekomst worden gesteld aan de slagkracht en diensten van archiefinstellingen, zowel in de niet-overgebrachte als in de overgebrachte fase.
  • afhankelijk van de gestelde eisen, Inzicht geven in de taakstelling en organisatievormen van de toekomstige archiefinstelling.
  • actueel inzicht bieden in de kosten van e-depotvoorzieningen en digitale adviestaken en de schaalbaarheid daarvan.
  • specifiek aandacht besteden aan de publiekstaak, beschikbaarstelling en tentoonstelling van archiefcollecties.
  • ingaan op het dilemma met betrekking tot de omgang met een papieren archief (waar vaak goed is geregeld) en een digitaal archief (waar een nieuw arrangement voor nodig kan  zijn) en eventuele taakverdeling daartussen.
  • de educatieve opgave van de archiefinstelling en de inzet van vrijwilligers behandelen.
  • een beslisboom bevatten om tot keuzes ter zake de positionering, organisatie en schaalgrootte te komen.
  • positieve voorbeelden bevatten uit de praktijk.
  • een kaart bevatten die de naam, locatie en werkgebied van de decentrale archiefinstellingen in Nederland aangeeft, alsmede relevante kengetallen (formatie, aantallen vrijwilligers, omvang collectie, aanwezigheid digitale collectieonderdelen).  

De handreiking benadrukt de organisatorische en financiële kant van de transitie naar een toekomstige archiefinstelling die duurzame digitale toegankelijkheid van het archief kan waarborgen. Voor overige elementen die de transitie mogelijk maken, zoals de technische realisatie, wordt verwezen naar andere handreikingen.

Projectteam en deelnemers

De handreiking wordt opgesteld door Evert Obdeijn (Obdeijn B.V.) en Jacco van Gastel (Jaccon). Het project wordt aangestuurd door een stuurgroep. Projectgroep en stuurgroep worden hierbij  geadviseerd door een klankbordgroep. De leden van de klankbordgroep zijn:

  • Vincent Robijn  - gemeentearchivaris Archief Eemland
  • Wim Reijnders – directeur West Brabantse Archieven
  • Bennie Blom - archivaris / teamleider Delfts Archief
  • Martijn Gevers – beleidsmedewerker cultuur gemeente Tilburg
  • Jan Miltenburg – beleidsmedewerker cultuur gemeente Sittard-Geleen
  • Chantal Keijsper – directeur Het Utrechts Archief / voorzitter BRAIN
  • Peter Diebels – archivaris en interbestuurlijke toezichthouder provincie Zuid-Holland
  • Dick Bunskoeke – archivaris en interbestuurlijke toezichthouder provincies Groningen / Drenthe
  • Jarg Weidema – senior facility manager gemeente Haarlemmermeer
  • Laurens Priester – archivaris gemeente Schiedam

Er is een referentiegroep die de onderzoekers ondersteunt bij het verzamelen van relevantie informatie, inzichten en ontwikkelingen. De referentiegroep wordt tevens gebruikt voor reflectie op de ideeën van het projectteam.

Planning

In februari wordt het onderzoek gestart  en worden bijeenkomsten van de  klankbordgroep ingepland voor de hele looptijd van het onderzoek.

Februari – mei: verzamelen van informatie, analyseren, reflecteren en uitwerken handboek

Begin december wordt de definitieve versie van de handreiking opgeleverd.

Na de oplevering wordt een communicatieplan uitgewerkt waarbij onder meer gedacht wordt aan het organiseren van studiedagen.

Toelichting

De opdracht voor het projectteam luid: Ontwikkel een handreiking toekomstbestendige decentrale archiefinstellingen, bedoeld voor bestuurders, hoger management en beleidsmedewerkers met archieven in hun portefeuille die zich geplaatst zien voor het beantwoorden van de vraag, hoe de archiefinstelling toekomstbestendig ingericht kan worden.  Daarbij is de vraag

hoe een van oudsher “papieren” archiefinstelling  met daarop toegesneden organisatie  voor de langere termijn ge herpositioneerd kan worden tegen achtergrond van de digitale ontwikkeling en welke opties daarbij mogelijk zijn.

Anders gezegd, de handreiking geeft antwoord op de vraag: Hoe ziet de toekomst van de decentrale archiefinstelling er uit en langs welke weg kom je hiertoe?

De reikwijdte van de handreiking betreft  de  gemeentelijke archiefdiensten, streekarchieven en regionale historische centra die de archieven van gemeenten, waterschappen en provincies beheren alsmede potentiele samenwerkingspartners in het domein van het cultureel erfgoed te weten, musea, bibliotheken, cultuurbedrijven en heemkringen.