U bent hier

Kwaliteitssysteem (digitaal) archiefbeheer

Aanpak

AIDO

Status

Afgerond

Projectleider

Herman Bongenaar (Gemeente Zaanstad)

Looptijd

Het project is herstart in mei 2015 en zal in december 2015 worden afgerond.

In opdracht van het project Archiefinnovatie decentrale overheden (AIDO) werkt een projectgroep KIDO aan een handreiking voor een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. Dit hangt samen met de wettelijk voorschriften in artikel 16 van de Archiefregeling.

De ontwikkeling van digitaal werken en dienstverlening verloopt in een hoog tempo. Nieuwe wet- en regelgeving verplicht decentrale overheden om informatie digitaal te ontsluiten. Dit stelt eisen aan de informatievoorziening en het informatiebeheer binnen deze organisaties.

De informatie die de overheden gebruiken dient duurzaam en ongewijzigd beheerd te worden, opdat deze op een betrouwbare wijze gebruikt kan worden in de diverse werkprocessen. Dit is het domein van informatiebeheer, dat zich richt op het opslaan, bewaren en beheren (inclusief vernietigen) en het beschikbaar stellen van informatie.

Leerdoelen

Met het veld overeenstemming bereiken over:

  • Een werkbare definitie van het kwaliteitssysteem archiefbeheer als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling, dat geactualiseerd is naar het werken in een digitale setting, waardoor er beter gesproken kan worden over informatiebeheer in plaats van archiefbeheer;
  • Beschrijving van het proces van informatiebeheer;
  • Welke elementen van de inrichting van het archiefbeheer minimaal aanwezig/geregeld moeten zijn om een kwaliteitssysteem te kunnen laten functioneren;
  • Afbakening tussen toetsbare eisen en het feitelijke kwaliteitssysteem;
  • Organisatorische inbedding: wie gaat decentraal het kwaliteitssysteem implementeren.

Beoogde resultaten

  • Inventarisatie van bestaande normen, standaarden, checklists e.d., en waar nodig, aanpassing of aanvulling van benodigde producten;
  • Het concreet (en dus toetsbaar) maken van normen voor “goede, geordende en toegankelijke staat”;
  • Toepassing van de zgn. DUTO-richtlijnen in de handreiking;
  • Een handreiking voor de inrichting van het informatiebeheer / inzake het beheer van archiefbescheiden, zoals voorgeschreven in artikel 16 Archiefregeling, dat door IPO, UvW en VNG wordt gedragen en waarin alle voorgaande punten zijn verwerkt.

Projectteam en deelnemers

Het project wordt uitgevoerd door een werkgroep bestaande uit informatiedeskundigen en kwaliteitsmedewerkers DIV van provincies, gemeenten en waterschappen, een archiefinspecteur en een gemeentearchivaris. Een klankbordgroep wordt bij verschillende stappen in het proces geraadpleegd.

Planning

In oktober 2015 zullen de tussenresultaten van het project gepresenteerd worden tijdens een landelijk congres. Eind 2015 vindt definitieve oplevering van de handreiking plaats.

  • augustus 2015: oplevering concept handreiking
  • september 2015: toetsing concept handreiking in het veld
  • oktober 2015: presentatie handreiking op landelijk congres
  • september-november 2015: pilots en verwerking van de ervaringen in de handreiking en  implementatieplan
  • december 2015: definitieve oplevering handreiking

Toelichting

In artikel 16 van de Archiefregeling wordt de zorgdrager opgedragen ervoor te zorgen “dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.”

Er is echter geen format beschikbaar. De toelichting op de Archiefregeling stelt dat overheidsorganisaties kwaliteitseisen aan archiefbeheer moeten stellen die passen bij hun verantwoordelijkheden en uitvoering van taken. De werkgroep zal zich  dus richten op twee complementaire zaken: welke kwaliteitseisen een overheidsorganisatie aan haar archief-/informatiebeheer moet stellen en hoe je een kwaliteitssysteem vormgeeft. Daarbij is een zekere focus op het digitale archiefbeheer, maar het kwaliteitssysteem zal net zo goed van toepassing moeten zijn op papieren archiefbescheiden, zowel in de niet-overgebrachte als in de overgebrachte fase.

In de eerste fase zal verkend worden wat een kwaliteitssysteem is en moet doen, hoe kwaliteitseisen en systeem zich tot elkaar verhouden en of een modulaire toepassing haalbaar en wenselijk is. Daarna zal een inventarisatie en analyse plaatsvinden van bestaande normen, standaarden en instrumenten, die de bouwstenen kunnen vormen van het kwaliteitssysteem. Vervolgens worden ontbrekende elementen ontwikkeld en bruikbare, bestaande elementen – indien nodig - aangepast. Tot slot zal een handleiding/richtlijn kwaliteitssysteem worden geschreven die ter goedkeuring en aanbeveling zal worden voorgelegd aan de organisaties van de drie overheden.