U bent hier

Rapport e-depotvoorziening decentrale overheden

Aanpak

AIDO

Status

Afgerond

Programmalijn

Projectleider

Peter Oude Heuvel

Looptijd

oktober 2015 - maart 2016

In februari 2015 heeft KING in opdracht van AIDO, het samenwerkingsproject Archiefinnovatie Decentrale Overheden van VNG, IPO en UvW het onderzoeksrapport “Functionaliteit e-depot decentrale overheden” opgeleverd. In het rapport zijn de keuzes in beeld gebracht die de overheden in overleg met de aanbieders van e-depot moeten maken. Het rapport bevat onder andere een overzicht van bestaande praktijkvoorbeelden van e-depots.

Naar aanleiding van dit rapport is de behoefte uitgesproken om een nadere verdieping op te leveren en toe te werken naar een programma van eisen voor e-depot voorzieningen. In opdracht van AIDO en in samenwerking met zorgdragers vanuit gemeenten, provincies en waterschappen en met leveranciers van e-depot voorzieningen levert KING eind maart 2016 hiervoor een vervolgrapport op.

Leerdoelen

Voor de uitvoering van de opdracht hanteren wij als uitgangspunt dat het bruikbare resultaten moet opleveren voor zowel zorgdragers (vragende partij) als aanbieders van e-depot functionaliteit (aanbiedende partij). In die zin is het een verdere verdieping van de functionele beschrijving en de architectuur in het rapport “Functionaliteit e-depot decentrale overheden”.

Op basis van het eindrapport zal het voor AIDO mogelijk zijn om een opdracht uit te zetten naar een partij voor het opstellen van aanbesteding- en bestekteksten. Het resultaat levert decentrale overheden ook een handvat voor het zelf in (laten) vullen van een dergelijke voorziening.

Beoogde resultaten

Aan KING is gevraagd onderstaande uit te werken en op te leveren:

1.    In een verdieping van de functionaliteit en architectuur 3 varianten van de e-depotvoorziening uit te werken, namelijk:

a.    e-depot als digitale archiefbewaarplaats (voor het bewaren van informatie na de wettelijke overbrengingstermijn –model 3 in Figuur 1 van het rapport “Functionaliteit e-depot decentrale overheden”)

b.    e-depot als brede informatieopslagfunctie (waarbij informatie al eerder in het e-depot wordt opgenomen –model 2 in Figuur 1 van het rapport “Functionaliteit e-depot decentrale overheden”):

Extra variant:

c.     e-depot dat uitgaat van (lokaal) regelen van opslag en duurzame toegankelijkheid van informatie binnen een bestaande ICT-infrastructuur. Hierbij vormt duurzaam beheer in applicaties het uitgangspunt (model 1 in Figuur 1 van het rapport “Functionaliteit e-depot decentrale overheden”).

2.    Bij de architectuur begeleidende teksten op te leveren die als handreiking kunnen dienen voor de realisatie en implementatie van een e-depot voorziening.

3.    Stel een programma van eisen op voor de vier varianten in overleg met zorgdragers en leveranciers.

Buiten scope

Buiten scope van deze opdracht valt:

1.    Het opstellen en leveren van aanbestedingsdocumentatie.

2.    Het opstellen van Businesscases (zoals eerder genoemd in het offerteverzoek van AIDO aan KING van 3 februari 2015).

3.    Een marktverkenning en kostenraming voor het realiseren van de e-depot voorzieningen op basis van de architectuur (zoals genoemd in de memo van 19 maart jl.).

4.    Een uitgewerkte set van standaarden voor het oplossen van de interoperabiliteits vraagstukken.

Projectteam

Opdrachtgever is de Stuurgroep AIDO en opdrachtnemer is Theo Peters namens KING. Vanuit KING is een kernteam aangesteld met Peter Oude Heuvel (projectleider en penvoerder), Adrie Spruit (proces en informatiearchitect) en Mark Backer (informatieanalist / ICT-architect). Namens de waterschappen en provincies zijn Rudy Verhulsdonck (Recordsmanager Waterschap Hollandse Delta) en Ivo Dahlmans (Informatiearchitect bij de Provincie Limburg) toegevoegd aan het kernteam.

Voor de totstandkoming van het eindrapport wordt verder nauw samengewerkt met een groep van circa 30 vertegenwoordigers vanuit de decentrale overheden (vragende partijen) en leveranciers van e-depot voorzieningen (aanbiedende partijen).