U bent hier

Projectplannen en -financiering, hoe werkt dat?

Programma Archief 2020 stimuleert en ondersteunt landelijke en decentrale projecten die zich inzetten voor duurzame digitale toegankelijkheid. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet een project aan een aantal voorwaarden voldoen.

  • Het project moet bijdragen aan een of meer programmadoelen van Archief 2020
  • Het project moet voldoen aan het afwegingskader voor cofinanciering uit het jaarlijkse Uitvoeringsplan van Archief 2020
  • De projecteigenaar moet een projectvoorstel indienen voorzien van een kennisagenda en een begroting
  • De projecteigenaar stelt de plannen en producten beschikbaar voor hergebruik via een eigen website en/of die van Archief 2020
  • Uitvoerders delen het geleerde actief op bijeenkomsten en de website Archief 2020.

Financiële ondersteuning vindt plaats op basis van cofinanciering. De afspraken hierover zijn gemaakt met OCW en de convenantpartners VNG, IPO en UvW in het Archiefconvenant 2012-2016.

Projecten: landelijk of decentraal

We maken onderscheid in aanpak en cofinanciering tussen landelijke en decentrale projecten.

  • Landelijke projecten

Landelijke projecten richten zich op de ontwikkeling en de communicatie van landelijk toepasbare (kennis)producten en instrumenten, bijvoorbeeld de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden. Aan een landelijk project kan Archief 2020 meer dan 50% van de projectkosten bijdragen.

Een landelijk project kan door partners in de archief- en informatiesector worden geïnitieerd of uitgevoerd. In dat geval kan Archief 2020 in overleg op basis van een ingediende begroting een financiële bijdrage leveren. Daarnaast kan Archief 2020 zelf optreden als opdrachtgever en financier. Archief 2020 zorgt dan bijvoorbeeld voor inhuur van een projectleider of de inkoop van diensten.

  • Decentrale projecten

Bij decentrale projecten staan ontwikkeling en innovatie van de eigen organisatie centraal. De projecteigenaar is een lokale of regionale overheidsorganisatie, zoals een gemeentelijke (archief)dienst of een provincie, waterschap of gemeenschappelijke regeling. Samenwerking met ketenpartners is daarbij het uitgangspunt.

In het Archiefconvenant 2012-2016 is bepaald dat de projecteigenaar van een decentraal project minimaal 50% van de projectkosten voor eigen rekening neemt, door het inzetten van eigen mensen en middelen. De aanvullende financiering vanuit Archief 2020 bedraagt dus minder dan 50% van de projectkosten. Deze zogeheten 'stimuleringsbijdrage' mag alleen gebruikt worden voor het compenseren van de inzet van eigen mensen en middelen voor het project (matchingsprincipe).

Bij een decentraal project vindt cofinanciering plaats op basis van ‘publiek-publieke samenwerking’ tussen Archief 2020 en de projecteigenaar. Hiervoor wordt een samenwerkingsovereenkomst opgesteld waarin de verplichtingen van de projecteigenaar (projectactiviteiten) en de verplichtingen van Archief 2020 (projectfinanciering) worden vastgelegd.

Projectbegroting

Voor alle projecten geldt dat de projecteigenaar een projectbegroting moet opstellen waarin activiteiten en bijbehorende kosten worden gespecificeerd. Op basis hiervan wordt de hoogte van de cofinanciering bepaald. Daarbij worden de (budgettaire) kaders van Archief 2020 in acht genomen.

Kennisagenda decentrale projecten

Innovatie en kennisdeling vanuit de praktijk staat in de samenwerking met Archief 2020 centraal. Daarom is het van belang om in het projectplan uw eigen ‘kennisagenda’ te formuleren. Dit houdt in dat u naast de projectdoelen en resultaten wordt gevraagd om ook de leer(ervaringen) te formuleren die u denkt op te doen, waarbij u aangeeft hoe u de opgedane kennis gaat delen met anderen. Archief 2020 vraagt u om in uw projectplan antwoord te geven op de volgende vragen:

  1. Wat zijn de belangrijkste leereffecten van uw project?
  2. Voor wie zijn deze 'lessons learned' ook van belang?
  3. Hoe organiseert u het leren in het project?
  4. Welk herbruikbaar materiaal gaat dit project opleveren voor anderen in de archiefsector en/of het overheidsveld?
  5. Hoe gaat u het geleerde vastleggen en communiceren?

Aan de hand van de kennisagenda kan Archief 2020 de projectleiders een platform voor kennisdeling bieden.

Heeft u een projectvoorstel dat aansluit bij de doelen van Archief 2020? Maak dan een afspraak met het Programmabureau om uw plan te bespreken via het contactformulier.